Karir

Memahami Administrasi Keuangan: Fungsi, Manfaat, Komponen, Dasar Pengelolaan dan Tips Karirnya

Edited by Yordian Novianus 24 Juli 2023

Administrasi keuangan merupakan salah satu bagian yang sangat penting di dalam sebuah perusahaan. Karir di bidang yang satu ini juga terbilang sangat banyak diminati, sebab banyak perusahaan yang membutuhkan tenaga tersebut.

Administrasi keuangan adalah sebuah upaya yang dilakukan untuk mengelola keuangan, di mana hal ini mencakup berbagai aktivitas yang berkaitan dalam mencapai tujuan sebuah perusahaan/ organisasi.

Ingin bayar BPJS Ketenagakerjaan anti ribet? Cermati solusinya!

Bayar BPJS Ketenagakerjaan Sekarang!

Pengertian Administrasi Keuangan

Administrasi Keuangan

Pengertian administrasi keuangan itu sendiri bisa dibedakan menjadi 2, antara lain:

Administrasi Keuangan Dalam Arti yang Sempit

Pengertian administrasi keuangan yang pertama ini merupakan seluruh aktivitas yang berkaitan dengan proses pencatatan pemasukan serta pengeluaran yang digunakan untuk beragam pembiayaan aktivitas perusahaan, dimana hal tersebut bisa berupa bentuk tata pembukuan keuangan (tata usaha).
Administrasi Keuangan Dalam Arti yang Luas

Pengertian administrasi keuangan yang kedua ini merupakan sebuah kebijakan terkait dengan pengadaan serta penggunaan keuangan organisasi dalam mewujudkan aktivitas organisasi tersebut, di mana hal ini dapat berbentuk pengelolaan keuangan yang mencakup perencanaan, pengaturan, pertanggungjawaban, dan juga pengawasan.

Berdasarkan The Liang Gie disebutkan bahwa pengertian administrasi keuangan adalah proses perencanaan, penyediaan, dan penggunaan uang pada sebuah organisasi atau perusahaan. Dengan kata lain, administrasi keuangan merupakan kegiatan penataan keuangan, yang mencakup penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber dana, cara pemakaian, hingga pembukuan.

Secara garis besar, pelaksanaan administrasi keuangan yang tepat akan memberikan dampak yang positif terhadap produktivitas dan kondisi kerja yang terdapat pada sebuah perusahaan. Hal ini akan membuat pengelolaan keuangan menjadi lebih tertata dengan baik, sehingga memberikan output yang juga baik untuk perusahaan tersebut.

Fungsi Administrasi Keuangan

Jika merujuk pada pengertian di atas, maka administrasi keuangan memiliki beberapa fungsi seperti berikut ini:

Fungsi Investasi

Fungsi investasi merupakan seluruh aktivitas pengelolaan modal menjadi aktiva-aktiva yang digunakan dalam mencapai tujuan perusahaan. Investasi dapat diperoleh dari modal yang berasal dari dalam organisasi maupun dari luar organisasi, di mana hal ini dibagi menjadi 2 jenis, yakni:
- Investasi jangka pendek. Contohnya: persediaan, kas, piutang, dan yang lainnya.
- Investasi jangka panjang. Contohnya: peralatan produksi, tanah, kendaraan, dan yang lainnya.
Fungsi Mencari Dana

Fungsi administrasi keuangan berikutnya adalah fungsi untuk mencari sumber modal yang akan digunakan untuk membiayai berbagai aktivitas yang dijalankan oleh perusahaan. Bukan hanya itu saja, fungsi ini juga akan memilah serta memilih beragan sumber modal yang disesuaikan untuk setiap jenis kebutuhan.
Fungsi Pembelanjaan

Ini adalah merupakan fungsi administrasi keuangan yang berhubungan dengan pemakaian dana diperuntukkan bagi pembiayaan berbagai kegiatan, baik itu untuk dana yang berasal dari luar maupun dana yang merupakan modal sendiri. Fungsi pembelanjaan yang dilakukan ini berhubungan dengan kegiatan produksi atau pendukung aktivitas produksi perusahaan.
Fungsi Pembagian Laba

Fungsi administrasi keuangan ini merupakan kegiatan untuk membuat dan menentukan aturan terkait dengan pembagian laba usaha. Fungsi ini juga bisa dimasukkan menjadi fungsi mencari dana. Artinya, perusahaan melakukan upaya untuk pengembangan usaha dengan memanfaatkan dana yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.

Manfaat Penerapan Administrasi Keuangan

Secara umum, manfaat dari administrasi keuangan adalah seperti berikut ini:

Mencatat penerimaan serta pengeluaran yang terjadi di dalam sebuah perusahaan, sehingga jadi lebih teratur.
Membuat penggunaan dana perusahaan jadi lebih terkendali, terkoordinasi serta menjadi lebih bermanfaat dari sebelumnya.
Meminimalisir terjadinya masalah atau kekeliruan dalam proses penyusunan laporan keuangan perusahaan.

Komponen yang Terdapat dalam Administrasi Keuangan

Untuk menjalankan tugas administrasi keuangan dengan baik, dibutuhkan beberapa komponen berikut ini:

Perencanaan Keuangan

Ini merupakan seluruh aktivitas perencanaan pemasukan serta pengeluaran yang dilakukan perusahaan untuk jangka waktu tertentu.
Penganggaran Keuangan

Ini merupakan seluruh aktivitas yang berkaitan dengan pemasukan, pengeluaran, serta berbagai aktivitas lain yang telah direncanakan sebelumnya dan sudah diatur anggarannya secara detail.
Pengelolaan Keuangan

Ini merupakan penggunaan dana yang dilakukan dengan sedemikian rupa, di mana hal ini bertujuan untuk membuat kinerja perusahaan menjadi lebih maksimal.
Pencarian Keuangan

Ini adalah seluruh hal yang berkaitan dengan upaya untuk menyediakan dana, sehingga seluruh aktivitas perusahaan bisa berlangsung dengan lancar.
Penyimpanan Keuangan

Ini adalah kegiatan untuk mengumpulkan dana perusahaan dan penyimpanan dana tersebut di tempat yang paling aman.
Pengendalian Keuangan

Ini merupakan hal yang berkaitan dengan penilaian serta perbaikan pada sistem maupun kinerja bagian keuangan dalam sebuah perusahaan.
Pemeriksaan Keuangan

Ini adalah berbagai hal yang berhubungan dengan audit internal pada bagian keuangan, di mana hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam keuangan perusahaan.

Jika semua komponen di atas bisa terpenuhi dengan baik, maka berbagai tugas administrasi keuangan perusahaan akan dapat diselesaikan dengan baik.

Petugas Administrasi Keuangan

Administrasi Keuangan

Tugas administrasi keuangan biasanya dijalankan oleh sejumlah petugas, antara lain:

Administrasi Kantor (Sekretaris)

Berikut ini adalah beberapa tugas yang harus dijalankan oleh administrasi kantor:
- Bertanggung jawab atas aktivitas keuangan yang terjadi antara pihak perusahaan dengan pihal bank, misalnya terkait dengan penarikan dana dari bank.
- Menyelesaikan pembayaran rekening pajak maupun pembayaran berbagai sumbangan lainnya yang dilakukan dengan mengatasnamakan pimpinan perusahaan.
- Mengelola kas kecil, melakukan pencatatan keuangan, dan menyediakan dana yang akan digunakan untuk berbagai kebutuhan rutin perusahaan yang jumlahya kecil.
Bendahara (Kasir)

Seorang bendahara (kasir) akan memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menerima permohonan pengajuan kas kecil serta laporan pembukuannya dari administrasi kantor. Setelahnya , bendahara akan melakukan pengisian kas kecil, dimana hal ini bisa saja berupa uang tunai maupun cek.
Manajer Keuangan

Manajer keuangan memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menerima serta memeriksa laporan kas kecil, lalu menyetujui permohonan pengisian dana kas kecil itu sendiri.

Baca Juga: Account Payable: Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawab

Dasar Pengelolaan Administrasi Keuangan

Pengelolaan administrasi keuangan adalah harus mencakup beberapa poin penting berikut ini:

Menerima dan menyiapkan uang, serta melaksanakan administrasi terkait uang tersebut.
Mempersiapkan bukti lengkap terkait dengan penerimaan serta pengeluaran yang dilakukan di dalam keuangan sesuai peraturan.
Membuat laporan kas.
Memeriksa kelengkapan serta bukti-bukti pembukuan terkait keuangan.
Menyusun dan mengatur kegiatan administrasi keuangan, di mana hal ini harus dilakukan sesuai dengan prosedur perusahaan.
Menyimpan serta memelihara seluruh dokumen pembukuan keuangan dengan cara teratur.

Tugas administrasi keuangan di sebuah perusahan adalah seperti berikut ini:

Mengurus berbagai hal terkait surat menyurat.

Mencatat semua transaksi yang terjadi, baik itu barang maupun jasa.

Mencatat rekonsiliasi serta penutupan transaksi keuangan.

Melakukan aktivitas pembayaran dan juga penagihan di dalam keuangan.
Melakukan penganggaran.

Tips Sukses Bekerja dalam Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan adalah salah satu bidang yang cukup diminati di tanah air. Fungsi administrasi keuangan yang terbilang penting di dalam sebuah perusahaan, membuat pekerjaan ini banyak dibutuhkan.

Simak beberapa tips berikut, jika ingin bekerja dan menjalankan tugas administrasi keuangan:

Memiliki kemampuan untuk mengatur skala prioritas di dalam pekerjaan. Hal ini akan membuat pekerjaan bisa selesai sesuai dengan deadline, terutama pekerjaan-pekerjaan penting yang harus didahulukan.
Biasakan untuk memiliki manajemen waktu yang baik, sehingga semua tugas bisa selesai dengan baik dan tepat waktu.
Jadikan pekerja yang responsif dan komunikatif dalam menangani setiap tugas. Kedua skill ini akan membantu memperlancar pekerjaan, terutama yang berkaitan dengan orang lain (atasan/ rekan kerja).
Miliki kontrol emosi yang baik selama bekerja, agar semua pekerjaan bisa berjalan dengan baik, termasuk hubungan dengan rekan kerja dan atasan.
Tetaplah bersikap profesional dalam bekerja, agar semua tugas dan tanggung jawab bisa diselesaikan dengan sebaik mungkin.

Pahami Administrasi Keuangan dan Potensi Karirnya

Administrasi keuangan adalah salah satu hal yang penting di dalam sebuah perusahaan. Tugasnya yang terbilang vital membuat profesi di bidang ini banyak dibutuhkan. Jika berniat untuk terjun ke bidang yang satu ini, pastikan untuk memahami dan menguasai skill yang dibutuhkan terlebih dahulu.