Info Umum

Analisis Pekerjaan: Pengertian, Manfaat, dan Tahapannya

Edited by Yordian Novianus 31 Agustus 2023

Dalam dunia kerja, manajemen sumber daya manusia merupakan hal yang krusial. Pemilihan sumber daya yang baik membuat tugas dan tanggung jawab kerja dapat berjalan lancar sesuai rumusan yang ditetapkan. Dalam pemilihan tersebut, manajer sumber daya manusia perlu menetapkan analisis pekerjaan agar pekerjaan setiap SDM terstruktur.

Tanpa analisis pekerjaan, maka job desk dari masing-masing karyawan menjadi tidak jelas. Besar kemungkinan terjadi tumpang tindih pekerjaan yang membuat proses penyelesaian tugas tidak sesuai dengan deadline. Selengkapnya tentang analisis pekerjaan, termasuk manfaat dan tahapannya akan dibahas pada poin-poin berikut ini.

Lindungi karyawan dengan asuransi kesehatan agar bekerja lebih nyaman.

Beli Asuransi Kesehatan Karyawan Sekarang!

Apa Itu Analisis Pekerjaan?

Analisis pekerjaan merupakan gabungan antara kata analisis dan pekerjaan. Analisis adalah aktivitas berpikir yang bertujuan untuk mendeskripsikan sesuatu menjadi komponen yang dikaitkan dengan fungsinya. Sedangkan pekerjaan adalah kumpulan tugas, aktivitas, maupun tanggung jawab yang dilakukan oleh karyawan dalam kurun waktu yang sudah ditetapkan.

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa analisis pekerjaan adalah proses meneliti maupun mengumpulkan informasi yang ada kaitannya dengan tugas atau tanggung jawab seorang karyawan. Terdapat dua aktivitas utama yang dilakukan dalam analisis pekerjaan. Pertama, mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan tanggung jawab. Kedua, meneliti secara mendalam mengenai aktivitas tersebut.

Analisis pekerjaan akan membantu manajer SDM untuk mengetahui kinerja seorang karyawan. Apakah karyawan tersebut menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik atau tidak. Dari analisis kinerja karyawan inilah, maka bagian SDM akan dimudahkan untuk melakukan penilaian kinerja pada akhir tahun.

Analisis kinerja karyawan merupakan aktivitas non rutin, tapi penting dilakukan oleh suatu perusahaan. Dengan ini, perusahaan tahu karyawan mana yang layak untuk dipromosikan jabatannya sehingga kesejahteraan karyawan di perusahaan pun dapat tercapai.

Misalnya, analisis pekerjaan di bidang akuntansi dan keuangan. Tugas dan tanggung jawabnya tidak hanya menerima atau menghitung uang masuk dan keluar saja, tapi juga melakukan jurnal analisis laporan keuangan untuk mengukur kinerja keuangan perusahaan. Apakah keuangan perusahaan sehat atau tidak.

Jika kinerja keuangan perusahaan sehat, kondisi ini patut dipertahankan atau ditingkatkan agar simpanan atau cadangan kas perusahaan bertambah banyak. Jika keuangan tidak sehat, perusahaan dapat mencari penyebab untuk memperbaiki kondisi keuangannya.

Apa Sajakah Manfaat Analisis Pekerjaan?

Analisis pekerjaan bukanlah hal yang mudah dilakukan. Sebab, manajer SDM sendiri harus melihat, mempertimbangkan, dan menyamakan beban kerja masing-masing karyawan. Jadi, tidak ada karyawan yang mendapat load pekerjaan terlalu banyak dan terlalu sedikit.

Adapun manfaat analisis pekerjaan dalam suatu perusahaan, antara lain:

Memudahkan proses pembagian pekerjaan.
Sebagai langkah untuk merencanakan kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan pada masa yang akan datang.
Mengetahui tantangan kerja yang dapat mempengaruhi kinerja pribadi karyawan
Mengetahui apakah pelatihan kerja dibutuhkan atau tidak.
Meningkatkan standar kerja.
Memudahkan penentuan gaji karyawan di perusahaan.
Memudahkan proses pembentukan organisasi perusahaan.
Membantu manajer SDM untuk mendesain ulang pekerjaan masing-masing karyawan, sehingga kesalahan dan masalah dalam bekerja dapat diminimalisir.

Apa Tahapan Analisis Pekerjaan?

Analisis pekerjaan akan mudah dilakukan kalau tahapan dalam prosesnya jelas. Terdapat dua langkah analisis pekerjaan suatu perusahaan, di antaranya:

Penentuan tugas inti

Dalam analisis kinerja perusahaan, seorang manajer SDM perlu menentukan tugas inti masing-masing karyawan. Mulai dari tugas pokok, tambahan, kegiatan yang harus diikuti, perilaku dalam bekerja, dan kewajiban di luar pekerjaan yang masih ada kaitannya dengan ruang lingkup perusahaan.

Tugas inti dari masing-masing karyawan berbeda, tergantung jabatan dan divisi. Antara divisi keuangan dan pemasaran, misalnya, dimana bagian keuangan fokus untuk mencatat laporan keuangan. Sementara bagian pemasaran fokus untuk memikirkan cara memasarkan produk, pembuatan iklan yang pas, dan menentukan packaging produk agar terlihat menarik.
Menentukan hal-hal di luar tugas inti

Hal-hal di luar tugas inti dapat meliputi pengetahuan, kemampuan (skill), kepribadian, ketegasan, kondisi fisik, dan mental yang dibutuhkan seorang karyawan dalam bekerja. Ini perlu dilihat untuk mengetahui cocok atau tidaknya karyawan untuk menjadi bagian dari perusahaan.

Hal-hal di luar tugas inti ini sangat dibutuhkan dalam proses rekrutmen. Sebab, tercapai atau tidaknya tujuan jangka pendek maupun jangka panjang perusahaan sangat berkaitan dengan kinerja karyawan di dalamnya.

Setelah menentukan langkahnya, sekarang masuk ke dalam tahapan analisis pekerjaan. Adapun tahapannya adalah sebagai berikut.
- Persiapan untuk analisis kerja
  
  Pada tahap pertama ini akan dilakukan identifikasi suatu pekerjaan. Hasil identifikasi akan dirumuskan dalam bentuk susunan daftar masalah yang biasa terjadi dalam pekerjaan. Masalah inilah yang kemudian akan didiskusikan untuk dicari jalan keluarnya.
- Mengumpulkan data
  
  Proses pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi, melakukan observasi terhadap karyawan melalui suatu wawancara. Setelah data berhasil dikumpulkan, maka akan lanjut ke tahap penyortiran data.
- Penyortiran data
  
  Tahap terakhir adalah menyortir data. Penyortiran dilakukan untuk menyisihkan data yang dipakai dan tidak dipakai maupun data yang relevan dan tidak relevan. Setelah itu, informasi akan kembali dikumpulkan dan akan dilakukan pertimbangan untuk mendapatkan keputusan.

Faktor-faktor dalam Analisis Pekerjaan

Analisis Pekerjaan dapat Memberikan Penilaian Tepat untuk Karyawan

Terdapat faktor-faktor yang mempengaruhi proses analisis pekerjaan. Faktor-faktor tersebut antara lain.

Faktor struktur organisasi

Struktur organisasi yang jelas memudahkan bagian SDM untuk menentukan jabatan seorang karyawan dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Hal ini akan berkaitan dengan sistem kerja, perangkat yang digunakan untuk bekerja, dan lokasi kerja agar semuanya berkesinambungan.
Faktor mengontrol output

Pengontrolan output perlu dilakukan untuk memastikan suatu pekerjaan dilakukan dengan sukses. Dengan pengontrolan, bagian SDM tahu apa saja yang dibutuhkan oleh seorang karyawan pada departemen tertentu untuk menunjang pekerjaannya. Alhasil, pekerjaannya dapat dilakukan dengan baik, hasil maksimal, dan sesuai deadline.

Jenis-jenis Analisis Pekerjaan

Dalam prakteknya, analisis pekerjaan dibagi menjadi dua jenis yaitu jenis konvensional dan modern. Masing-masing memiliki perbedaan. Apa saja?

Jenis konvensional

Fokus pada jenis ini adalah untuk mencari informasi yang dibutuhkan dari ketiga aspek berikut ini.
- Aspek tanggung jawab dari setiap divisi atau departemen di perusahaan.
- Aspek pembinaan dan pelaksanaan yang ada kaitannya dengan kendala yang dihadapi selama bekerja.
- Aspek kewajiban umum untuk karyawan yang diberikan kendali atau tanggung jawab atas pekerjaan tertentu.
- Aspek penetapan kualifikasi minimum sebagai kualifikasi.
Jenis modern

Jenis yang kedua, yaitu modern. Jenis ini berbeda dengan konvensional, karena fokusnya bukan pada perencanaan, melainkan hasil yang didapatkan oleh suatu perusahaan. Meski demikian, jenis ini tetap memperhatikan produktivitas dan efektivitas kerja seorang karyawan.

Misalnya, untuk menunjang kinerja karyawan, maka penambahan aplikasi atau software tertentu diperlukan. Bantuan software diharapkan akan mempercepat kinerja karyawan, sehingga karyawan dapat mengerjakan lebih banyak pekerjaan untuk meningkatkan produktivitas kerja harian.

Pentingnya Analisis Pekerjaan dalam Perusahaan

Analisa pekerjaan memegang peranan penting dalam keberhasilan suatu perusahaan. Analisa yang akurat, adil, dan tepat memudahkan perusahaan untuk merekrut karyawan yang tepat, sehingga kontribusi yang diberikan oleh karyawan diharapkan dapat membantu mencapai tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan.

Dalam prosesnya, bagian SDM akan melihat sesuai atau tidaknya seorang karyawan untuk posisi tertentu. Dari kesesuaian ini, bagian SDM dapat memutuskan paket manfaat yang didapatkan oleh seorang karyawan ketika bekerja. Mulai dari gaji bulanan, bonus, dan insentif lainnya yang menjadi bagian dari upaya meningkatkan kesejahteraan karyawan di perusahaan.

Pada saat yang bersamaan pula, analisis pekerjaan akan membantu karyawan untuk mengetahui peran, tugas, dan tanggung jawabnya di dalam perusahaan. Karyawan tahu bagian yang harus dikerjakannya setiap hari. Jadi selama bekerjqa, karyawan dapat memanfaatkan waktunya sebaik mungkin untuk mencapai target yang diinginkan oleh perusahaan.

Kesimpulan

Analisis pekerjaan setiap perusahaan berbeda-beda, tergantung bidang usahanya masing-masing. Meski demikian, kecocokan antara latar belakang pendidikan seorang karyawan perlu diperhatikan. Apakah sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak, karena ini akan berpengaruh pada pencapaian hasil dalam kurun waktu tertentu.

Selain pendidikan, bagian SDM juga perlu mempertimbangkan pengalaman, gaya kepemimpinan, dan keterampilan seorang karyawan agar analisis kinerja perusahaan semakin meningkat.