7 Trik Menyiapkan Pengeluaran Tidak Terduga
Dalam mengelola keuangan, sering ditemui daftar yang bernama pengeluaran tidak terduga. Ini adalah pengeluaran yang terjadi di luar perencanaan. Sifatnya cukup mendadak, sehingga Sebagian besar orang tidak siap untuk menanggungnya.
Selain karena waktunya mendadak, nominalnya juga tidak bisa diprediksi. Terkadang jumlahnya besar, terkadang kecil. Agar pengeluaran tidak terduga tidak mengganggu kondisi finansial secara keseluruhan, sebaiknya buatlah daftar pengeluaran selengkap dan sebaik mungkin.
Mengenal Pengeluaran Tidak Terduga
Dilansir dari laman Kementerian Keuangan, pengeluaran tidak terduga merupakan pengeluaran yang sifatnya tidak biasa dan tidak diharapkan terjadi secara berulang. Misalnya, penanggulangan bencana alam, bencana sosial, dan aneka pengeluaran tidak terduga lainnya yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan kegiatan pemerintah daerah atau pusat.
Sedangkan secara umum, pengeluaran tidak terduga adalah jenis pengeluaran yang tidak diharapkan, yang dapat terjadi kapan dan di mana saja dalam jumlah yang tidak pasti. Pengeluaran ini sering ditemui dalam laporan keuangan perusahaan yang didesain dalam jangka waktu tertentu.
Pengeluaran tidak terduga perlu disiapkan sejak awal untuk menghindari ketidakstabilan keuangan dalam suatu perusahaan. Jika poin pengeluaran ini lupa disiapkan, biasanya perusahaan akan menggunakan Tabungan untuk membiayainya.
Jenis-Jenis Pengeluaran Tidak Terduga
Dalam kegiatan bisnis, nominal pengeluaran tidak terduga cukup variatif. Pengeluaran ini biasanya terjadi untuk membiayai beberapa poin berikut ini.
1. Asuransi
Asuransi merupakan produk keuangan untuk memproteksi karyawan dari segala bentuk risiko tidak diinginkan yang berkaitan dengan keuangan perusahaan. Jika tidak dianggarkan dengan baik, maka asuransi menjadi salah satu pengeluaran tidak terduga dengan biaya tinggi.
Agar tidak mengganggu kesehatan finansial, maka perusahaan perlu mengalokasikan anggaran perusahaan untuk asuransi. Besarannya disesuaikan dengan jumlah karyawan dan premi per kepala. Nominalnya biasa lebih murah karena pembayarannya dilakukan secara kolektif.
2. Hukum dan Legalitas
Masalah hukum menjadi salah satu persoalan yang perlu ditanggapi agar tidak mengganggu kelancaran bisnis. Banyak perusahaan yang terpaksa tidak beroperasi atau tutup karena tidak memenuhi hukum dan legalitas yang ditetapkan oleh pemerintah. Misalnya, tidak membayar pajak tepat waktu atau memanipulasi besaran pajak.
Ketika perusahaan bermasalah, maka biaya yang perlu dikeluarkan tergolong besar. Maka dari itu, perusahaan wajib memenuhi aturan hukum dan legalitas yang sudah ditetapkan oleh pemerintah. Bila perlu, siapkan anggaran Cadangan untuk membiayai kasus hukum yang dapat terjadi di masa depan.
3. Terjadinya Fraud
Fraud merupakan tindak kecurangan yang dilakukan oleh karyawan maupun manajemen di perusahaan. Terjadinya fraud dapat menimbulkan kerugian yang cukup besar., terutama jika perusahaan memiliki suatu proyek skala besar. Memang pengeluaran yang satu ini berpotensi untuk balik modal, tapi waktu yang dibutuhkan cukup lama.
Untuk mengantisipasi adanya kecurangan, sebaiknya percayakan kas pada satu orang yang terpercaya. Sediakan pula dana Cadangan untuk mengantisipasi hal ini, sehingga tidak mengganggu kelancaran proyek yang akan atau sedang berlangsung.
4. Kompensasi Karyawan
Sesuai dengan UU yang berlaku, karyawan tetap yang memutuskan resign dari perusahaan berhak mendapatkan “uang terima kasih” sebagai balas atas jasa-jasanya selama ini. Hal yang sama juga berlaku Ketika perusahaan melakukan PHK besar-besaran, maka karyawan yang terkena dampaknya akan mendapatkan pesangon dalam jumlah tertentu.
Semakin banyak karyawan yang resign, tentu semakin bengkak jumlah pengeluaran yang tidak terduga. Untuk mengantisipasinya, perusahaan bisa mengalokasikan dana khusus untuk berjaga-jaga apabila ada karyawan yang resign dalam waktu dekat. Jangan lupa untuk mengamati lingkungan kerja karyawan karena tanda-tanda akan resign biasanya terlihat.
5. Denda Pembayaran
Jenis pengeluaran tidak terduga kelima adalah denda pembayaran akibat keterlambatan yang akhirnya dikenakan pinalti. Misalnya, pembayaran kepada vendor, utang bank, dan lain sebagainya.
Salah satu solusi yang bisa diterapkan adalah dengan menyisihkan keuntungan dalam persentase tertentu, lalu disimpan ke rekening tabungan khusus. Jika uang tersebut dibutuhkan, maka perusahaan bisa cairkan kapan saja. Jadi, kas utama perusahaan tidak terpakai untuk membiayai pos-pos pengeluaran di luar daftar yang sudah ditetapkan.
6. Pengeluaran Listrik
Biaya listrik yang dikeluarkan suatu perusahaan biasanya tidak berbeda jauh dari bulan-bulan sebelumnya. Namun, tidak menutup kemungkinan biaya listrik membengkak karena hal-hal tertentu. Misalnya, banyak karyawan sering lembur di kantor yang membuat durasi pemakaian listrik menjadi lebih lama.
Meski nominalnya tidak sebesar lima pengeluaran tidak terduga di atas, tapi biaya listrik pun perlu diantisipasi dengan bijak. Alokasikan dana khusus untuk membayar biaya ini. Himbau pula karyawan untuk senantiasa menghemat energi, misalnya dengan mematikan mesin atau peralatan di kantor saat tidak dibutuhkan.
7. Kebakaran
Pengeluaran tidak terduga juga dapat disebabkan karena peristiwa kebakaran. Meski bukan termasuk dalam peristiwa bencana alam, kebakaran dapat terjadi kapan saja dan menimpa siapa saja. Tidak hanya satu gedung, tapi peristiwa ini dapat membakar gedung-gedung di sekitarnya.
Maka dari itu, selalu siapkan alat pemadam kebakaran di kantor. Ketika tanda-tanda kebakaran muncul, alat ini bisa dijadikan sebagai penolong utama sebelum apinya semakin membesar.
7 Trik Menyiapkan Pengeluaran Tidak Terduga
Jika tidak disiapkan sejak awal, maka pos pengeluaran tidak terduga dapat membawa dampak yang kurang baik bagi kesehatan finansial perusahaan. Lakukan 7 trik berikut dalam menyiapkan anggaran untuk pos pengeluaran tidak terduga.
1. Siapkan Dana Sejak Awal
Bisnis adalah kegiatan yang memiliki ketidakpastian tinggi. Maka dari itu, setiap pebisns dituntut untuk menghadapi segala kemungkinan yang terjadi. Selain mental, mereka juga harus siap secara finansial.
Jumlah dana yang perlu disiapkan cukup bervariatif. Semakin besar, tentu semakin bagus karena bisa segera dibayarkan berapapun nominalnya.
2. Tentukan Prioritas
Setiap usaha memiliki skala prioritas masing-masing. Penting untuk menentukan prioritas sejak pertama kali menjalankan bisnis, terutama untuk pos-pos yang anggarannya besar.
Ketepatan dalam membuat skala prioritas membantu pebisnis dalam mengelola keuangan. Khususnya dalam meminimalkan pengeluaran tidak terduga.
3. Buat Rencana Anggaran
Membuat perencanaan bisnis sangat penting. Mulai dari menentukan anggaran bahan baku, jumlah karyawan yang akan direkrut, peralatan baru yang akan dibeli, hingga pengeluaran sehari-hari. Semua kegiatan yang membutuhkan dana wajib terpenuhi.
Tabungan dan investasi merupakan dua produk keuangan yang dapat dijadikan solusi. Pebisnis dapat membuat rekening khusus untuk menyimpan alokasi dana ini, sehingga uangnya tidak terpakai untuk membiayai kegiatan operasional.
4. Sisihkan Dana Darurat
Trik selanjutnya adalah dengan menyiapkan dana darurat. Seperti namanya, dana ini hanya digunakan untuk membiayai kebutuhan yang sifatnya darurat. Sebelum ada keperluan, maka dana ini tidak perlu dikeluarkan sepeser pun.
Persentase alokasi dana darurat tergantung kebutuhan masing-masing bisnis. Idealnya adalah 10% dari total pengeluaran bulanan. Mengingat sifat dananya likuid, maka dana ini dapat dicairkan kapan saja saat dibutuhkan.
5. Manfaatkan Asuransi
Asuransi merupakan produk keuangan yang penting, baik bagi perorangan maupun bisnis. Beberapa jenis asuransi yang bisa dimanfaatkan, seperti asuransi kesehatan, kebakaran, dan kendaraan. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan asuransi pensiun yang bisa diberikan kepada karyawan yang sudah mendekati masa purna kerjanya.
Asuransi bisa dijadikan alat untuk mengantisipasi pengeluaran tidak terduga. Sebab, risiko yang timbul akan dicover selama manfaatnya tercantum dalam produk asuransi. Manfaat bisa didapatkan dengan membayar premi sesuai dengan perjanjian asuransi.
6. Buat Perencanaan Bisnis dengan Baik
Perencanaan yang salah berpengaruh besar bagi perkembangan bisnis. Salah satunya adalah munculnya pengeluaran yang tidak terduga.
Maka dari itu, penting untuk membuat perencanaan bisnis dengan baik untuk mengetahui estimasi kebutuhan dana. Jika dana ini berhasil disiapkan, maka kegiatan operasional bisnis dapat berjalan dengan lancar.
7. Menjaga Skor Kredit
Perusahaan perlu menjaga skor kreditnya agar hubungannya dengan pihak bank tetap baik. Sebab dalam menjalankan bisnis, perusahaan pasti membutuhkan modal yang mana akan disediakan oleh pihak bank.
Menjaga skor kredit bisa dengan cara membayar pinjaman tepat waktu, melaporkan kondisi finansial perusahaan dengan jujur, dan memberitahu perkembangan usaha. Keterlambatan pembayaran dapat memperburuk skor kredit, sehingga potensi untuk mendapatkan pinjaman modal dari bank menjadi kecil.
Kelola Keuangan Bisnis dengan Bijak
Mengelola keuangan bisnis adalah hal yang wajib dilakukan oleh semua pebisnis karena berkaitan dengan keberlangsungan kegiatan bisnis dalam jangka panjang. Manfaatkan layanan yang disediakan oleh perbankan untuk memudahkan pengelolaan bisnis, sehingga alokasi finansial sesuai rencana dan adanya pengeluaran tidak terduga dapat diatasi dengan cepat.