Mengenal Pengertian Dispatching, Fungsi, Jenis, dan Prosedurnya Dalam Manajemen

Dalam sebuah bisnis atau perusahaan, aktivitas produksi merupakan salah satu hal yang wajib diperhatikan dan direncanakan dengan optimal. Tanpa perencanaan yang tepat, bukan tidak mungkin aktivitas produksi akan menjadi berantakan dan berimbas pada kemampuan bisnis dalam mendapatkan penghasilan dan keuntungan. 

Aktivitas produksi pun terdiri dari beragam kegiatan yang berbeda tapi saling berkesinambungan. Salah satu contohnya adalah dispatching atau pengiriman pesanan bisnis. Secara umum, yang dimaksud dengan dispatching adalah kegiatan rutin yang dilakukan untuk menggerakkan aktivitas produksi melalui pengiriman atau pelepasan pesanan serta instruksi yang dibutuhkan. 

Tentunya, pembahasan mengenai istilah dalam bisnis tersebut masih jauh lebih luas lagi, seperti tentang fungsi, prosedur, hingga beragam jenisnya yang paling sesuai diaplikasikan di sebuah bisnis. Nah, agar lebih memahami tentang dispatching dan segala hal penting seputar istilah tersebut pada manufaktur atau manajemen, simak penjelasan berikut ini. 

Baca juga: Mengenal Pengertian Produksi Massal hingga Kelebihan dan Kekurangannya

Apa yang Dimaksud dengan Dispatching?

Dispatching

Seperti yang sudah dibahas sedikit sebelumnya, dispatching adalah rutinitas yang menggerakkan aktivitas produksi via pelepasan pesanan serta instruksi yang dibutuhkan sesuai dengan urutan operasi atau waktu yang sudah direncanakan sebelumnya. Rutinitas bisnis ini diwujudkan dalam jadwal pemuatan atau route sheets.

Pada manajemen produksi, dispatching menjalankan fungsi dari perencanaan dan pengendalian produksi. Hal ini berhubungan dengan dimulainya sebuah pekerjaan atau operasional bisnis. Melalui kegiatan ini perusahaan dapat memastikan jika rencana yang telah dibuat dapat dilaksanakan dengan tepat. 

Pengertian lain dari dispatching adalah pelepasan atau penyerahan pesanan manufaktur kepada pihak fasilitas operasi atau pekerja. Penyerahan tersebut dilakukan melalui pelepasan pesanan serta instruksi dengan menyesuaikan rencana kegiatan yang telah dikembangkan sebelumnya, termasuk urutan dan waktu. Rencana kegiatan tersebut biasanya disusun oleh bagian penjadwalan berdasarkan pengendalian dan perencanaan produksi. 

Fungsi dari dispatching sendiri adalah menentukan siapa pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan sebuah pekerjaan dan juga mengkoordinasikan proses produksi. Hal tersebut merupakan titik kunci terkait sistem komunikasi produksi yang juga menciptakan hubungan secara langsung antara pihak produksi dengan pihak penjualan. 

Di sisi lain, ada pula pihak yang dikenal dengan istilah dispatcher, yaitu pihak yang bertugas untuk mengirimkan pesanan kepada sejumlah toko. Pihak dispatcher ini memahami kapasitas produksi dari setiap peralatan yang ada, dan selalu mengawasi perkembangan atau kemajuan pesanan, termasuk kecepatan pergerakannya di setiap rute yang tak sama.  

Fungsi dari Dispatching

Dispatching

Sebagai salah satu bagian dari manajemen produksi dan menjalankan fungsi perencanaannya, dispatching tentu memiliki beragam peran dan fungsi yang penting bagi sebuah bisnis atau perusahaan. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah sederet fungsi dari dispatching yang penting untuk dipahami.

• Memeriksa ketersediaan atau stok bahan masuk serta memastikan perpindahannya dari toko menuju proses pertama, sekaligus ke beragam proses selanjutnya.
• Menjamin ketersediaan dari seluruh alat produksi dan juga inspeksi.
• Mendapatkan gambaran, daftar, dan spesifikasi produk yang diperlukan.
• Menetapkan pekerjaan atau aktivitas produksi sesuai dengan tempat kerja, tenaga kerja, atau mesin yang tersedia.
• Menerbitkan perintah kerja untuk mengesahkan operasional bisnis sesuai dengan waktu dan tanggal yang telah direncanakan sebelumnya, serta dimasukkan ke lembar rute dan bagan muatan.
• Menerbitkan kartu instruksi, time tickets, serta barang lain yang dibutuhkan kepada pihak pekerja yang bakal melakukan beragam aktivitas.
• Menerbitkan perintah inspeksi saat seluruh operasi telah dilakukan guna menentukan hasil terkait kualitas produk. Hal ini juga berkaitan dengan proses evaluasi dan mencari penyebab saat terjadi kesalahan atau kecacatan berlebihan terhadap produk.
• Membersihkan pekerjaan, mengumpulkan tiket waktu, kartu instruksi, cetak biru atau blueprint, dan pengembaliannya kepada bagian yang seharusnya dari departemen pengendalian produksi.
• Memastikan jika pekerjaan diteruskan menuju departemen berikutnya atau ke bagian gudang.
• Mencatat waktu dimulai dan diselesaikannya pekerjaan di tiket waktu guna memperhitungkan interval waktu produksi.
• Meneruskan tiket waktu kepada departemen akun guna menyiapkan upah.
• Pencatatan dan pelaporan waktu idle pekerja dan mesin, serta mengajukan tindakan korektif yang dibutuhkan.

Memahami Prosedur Dispatching

Prosedur Dispatching

Pada prosedur dispatching, produksi dipecah terlebih dahulu menjadi beberapa komponen berbeda dan dimasukkan ke sejumlah operasi. Inilah beragam prosedur dalam menjalankan proses dispatching. 

• Store Issue Order: Prosedur ini mengotorisasi toko atau departemen untuk mengirim bahan baku atau barang mentah yang diperlukan.

• Tool Order: Otorisasi terhadap toko alat guna melepaskan atau menyerahkan peralatan yang dibutuhkan. Peralatan tersebut bisa diambil oleh pihak atau petugas ruangan peralatan. 

• Perintah Kerja: Prosedur ini menginstruksikan pekerja guna melanjurkan aktivitas operasional.

• Time Ticket: Prosedur ini merupakan pencatatan waktu diawali dan diakhirinya operasi serta menjadi dasar dari pembayaran upah pekerja.

• Inspection Order: Pada prosedur ini, pihak inspektur akan diberi tahu untuk menjalankan proses inspeksi terkait kualitas barang atau komponen dan melaporkannya ke pihak yang bersangkutan. 

• Move Order: Terakhir, pada prosedur ini, otorisasi pergerakan dari bahan serta komponen pada sebuah fasilitas atau mesin akan dilakukan menuju operasi yang selanjutnya. 

Tidak hanya itu, ada beragam aspek terkait prosedur dispatching khusus lain yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Seluruh informasi produksi wajib tersedia dan diketahui sebelumnya.

• Beragam kartu pesanan serta gambar spesifikasi perlu disiapkan terlebih dulu.

• Peralatan wajib disiapkan agar bisa langsung digunakan.

• Kemajuan beberapa pesanan wajib dicatat secara akurat pada Gannt Chart maupun display boards. 

• Seluruh catatan produksi wajib dijaga dan disimpan dengan baik. 

Jenis Dispatching

Secara umum, dispatching dapat dibagi menjadi 2 jenis, yaitu terpusat dan terdesentralisasi. Berikut adalah penjelasan dari kedua jenis tersebut.

1. Dispatching Terpusat

Pada jenis ini, departemen pengiriman terpusat dapat melakukan pemesanan secara langsung pada work station. Melalui cara tersebut, seluruh catatan terkait informasi pengiriman dapat terjaga secara lengkap dengan kapasitas dan karakteristik setiap pekerja dan peralatan pada setiap mesin. 

Perintah diberikan ke pengawas toko atau bagian yang menjalankan mesin sesuai informasi atau rencana. Di kebanyakan kondisi, pihak supervisor juga bisa memberi saran terkait pemuatan mesin atau orang yang dibawahinya. Dispatching terpusat mempunyai beragam kelebihan sebagai berikut.

• Tingkat kontrol yang menyeluruh dan lebih besar bisa dicapai.
• Koordinasi lebih efektif antara fasilitas berbeda.
• Fleksibilitasnya lebih besar.
• Akibat urgensi pesanan, pengubahan jadwal bisa dilakukan dengan lebih cepat tanpa harus mengganggu atau mengacaukan seluruh sistem.
• Kemajuan pesanan bisa dinilai dengan mudah dan kapan saja. Hal ini dikarenakan seluruh informasi tersimpan secara terpusat.
• Terdapat pemanfaatan mesin dan tenaga kerja yang lebih baik dan efektif. 

2. Dispatching Terdesentralisasi

Pada proses dispatching jenis ini, pesanan manufaktur akan dikeluarkan menyeluruh ke pihak supervisor, foreman, atau engineer. Pihak tersebut kemudian akan menentukan terkait urutan pesanan yang akan diambil departemen tertentu. Selain itu, pihak tersebut juga akan memastikan apakah bahan yang diperlukan telah tersedia di seluruh operator dan mesin atau belum. 

Dalam kasus tersebut, pengiriman atau dispatch material perlu diselesaikan pada departemen di tanggal yang sudah ditentukan atau lebih cepat. Sistem ini mempunyai beragam keunggulan sebagai berikut.

• Mayoritas alur birokrasi relatif lebih simpel dan diminimalkan. 
• Pihak pengawas toko memahami tanggung jawabnya sehingga pekerjaan bisa diselesaikan mesin dan pekerja dengan lebih tepat. 
• Terhindar dari potensi laporan terduplikasi atau terbuat secara rumit.
• Minimal kesenjangan komunikasi.
• Mudah untuk mengatasi masalah kecil.
• Memberi dorongan terhadap sebuah bagian agar menjadi lebih mandiri. 

Baca juga: Manajemen Produksi: Pengertian, Fungsi, dan Juga Ruang Lingkup Aktivitasnya

Penting pada Proses Pengendalian dan Perencanaan Produksi, Pastikan Pahami Apa Itu Dispatching

Itulah pembahasan mengenai apa itu dispatching, fungsi, prosedur, dan beragam jenisnya pada manajemen serta perencanaan produksi. Istilah tersebut merujuk pada tahapan tindakan maupun implementasi, muncul setelah tahap scheduling dan routing, serta menjadi fase yang memulai proses produksi sesuai tanggung jawab dan perencanaan yang telah dibuat. Oleh karena itu, bagi sebuah bisnis atau perusahaan, proses ini menjadi bagian penting pada fase produksi dan menjadi titik kunci pada sistem komunikasinya.