Bisnis

SPK, Lebih Andal dan Akurat dalam Mengambil Keputusan

Edited by Irene Radius Saretta 29 September 2020

Semua orang pasti setuju jika pengambilan keputusan bagi sebuah perusahaan atau organisasi besar tidak boleh dilakukan dengan sembarangan. Kesalahan sekecil apapun dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kerugian dalam jumlah besar bagi perusahaan yang memiliki operasional bisnis yang masif.

Sebagai contoh, Anda pasti kenal dengan salah satu brand ponsel ternama dunia, Nokia. Nokia dulu digadang-gadang sebagai perusahaan terdepan dalam industri telepon genggam dan mampu menciptakan inovasi yang digandrungi oleh konsumen dari hampir seluruh dunia.

Namun, karena menganggap remeh teknologi telepon genggam terbaru, Nokia kalah dalam persaingan bisnis dan berakhir bangkrut. Tragedi yang terjadi dalam kasus Nokia ini disebabkan dari kesalahan perusahaan dalam mengambil keputusan. Alhasil, Nokia yang sempat menjadi perusahaan terdepan dunia, kini hanya menjadi sejarah saja.

Kasus Nokia tersebut merupakan satu dari banyak contoh tentang pentingnya perusahaan atau organisasi dalam mengambil keputusan. Ada banyak hal yang harus diperhatikan sebuah perusahaan untuk bisa memilih sebuah keputusan yang tepat untuk kepentingan berbisnis.

Lantas, adakah cara agar perusahaan atau organisasi lebih andal dan akurat dalam mengambil keputusan? Tentu saja ada, yaitu dengan menggunakan sistem informasi komputer yang dikenal sebagai Sistem Pendukung Keputusan atau SPK. Nah, untuk lebih memahami tentang apa itu SPK dan manfaatnya bagi perusahaan, simak penjelasannya berikut ini.

Apa Itu SPK?

Sistem Pendukung Keputusan

SPK adalah bagian sistem informasi dengan basis komputer. Sistem Pendukung Keputusan yang dalam Bahasa Inggris disebut Decision Support System tergolong juga sebagai sistem manajemen pengetahuan yang berperan untuk mendukung proses pengambilan keputusan bagi perusahaan atau organisasi.

Sistem Pendukung Keputusan juga bisa diartikan sebagai sistem komputer untuk mengubah data menjadi informasi yang penting bagi pengambilan keputusan pada masalah spesifik dan semi terstruktur. Dengan SPK, perusahaan mampu mendapatkan kemampuan memecahkan masalah ataupun kemampuan pengkomunikasian pada masalah yang terstruktur maupun tak terstruktur.

Dalam kata lain, Sistem Pendukung Keputusan mampu membantu proses pengambilan keputusan yang mana tak seorangpun mengetahui dengan pasti tentang bagaimana keputusan tersebut seharusnya diambil.

Menurut Moore & Chang, SPK bisa digambarkan sebagai suatu sistem yang dapat mendukung proses analisis ad hoc pada data, serta pemodelan keputusan, orientasi perencanaan di masa depan, dan berorientasikan keputusan. SPK juga bisa digunakan di waktu yang tak biasa untuk mengambil sebuah keputusan bagi perusahaan atau organisasi.

Karakteristik dari SPK

Berdasarkan pengertian di atas, Sistem Pendukung Keputusan dapat ditentukan berdasarkan beberapa karakteristiknya. Beberapa karakteristik SPK adalah:

Membantu dalam proses pengambilan keputusan dan berfokus pada manajemen berdasarkan persepsi.
Memiliki interface manusia atau mesin, yang mana manusia atau user masih memiliki kontrol pada proses pengambilan keputusannya.
Mendukung proses pengambilan keputusan pada pembahasan masalah yang terstruktur, tak terstruktur, maupun semi terstruktur.
Mempunyai beberapa subsistem terintegrasi dengan sedemikian rupa dan mampu berfungsi dalam suatu kesatuan sistem.
Memerlukan struktur data yang komprehensif dan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua tingkatan manajemen perusahaan atau organisasi.

Tahapan dalam Sistem Pendukung Keputusan

Dalam membantu proses pengambilan keputusan, ada beberapa tahapan atau fase yang akan dilakukan oleh SPK.

Tahapan Sistem Pendukung Keputusan
Fase Inteligensi	Aktivitas yang dicakup biasanya menekankan pada identifikasi situasi dan peluang serta masalah. Inteligensi pada pengambilan keputusan terdiri dari pemindaian atau scanning lingkungan, baik secara terus-menerus atau intermiten. Beberapa aktivitas yang termasuk dalam tahapan inteligensi ini adalah identifikasi peluang atau masalah, klasifikasi masalah, serta kepemilikan masalah.
Fase Desain	adalah proses penemuan atau pengembangan dan menganalisa tindakan yang bisa dilakukan. Fase ini mencakup pemahaman pada masalah serta menguji solusi yang menjanjikan. Beberapa contoh dari fase desain adalah memilih suatu prinsip pilihan, menghasilkan atau mengembangkan pilihan alternatif, serta mengkalkulasi hasil akhir.
Fase Pilihan	adalah tindakan dalam pengambilan keputusan secara kritis. Dalam fase ini, perusahaan atau organisasi akan membuat sebuah keputusan nyata dan mengambil komitmen guna mengikuti tindakan tertentu. Fase pilihan ini mencakup pencarian, evaluasi, serta rekomendasi pada solusi yang sesuai untuk model. Solusi untuk model merupakan kumpulan nilai spesifik bagi sejumlah variabel keputusan pada sebuah alternatif yang sudah dipilih.
Fase Implementasi	adalah inisiasi pada hal baru dan bisa juga diartikan sebagai pengenalan pada perubahan. Fase implementasi sedikit sulit untuk didefinisikan karena memiliki proses panjang serta melibatkan batasan yang tidak terlalu jelas. Yang pasti, pada fase implementasi ini dimaksudkan untuk memastikan solusi yang telah dipilih dan direkomendasikan dapat bekerja, tanpa memerlukan implementasi dari sebuah sistem komputer.

*Batasan pada tahapan pilihan dan desain seringkali tidak terlihat sebab kegiatan tertentu bisa dilakukan bersamaan pada kedua fase ini dan pengambil keputusan sering beralih kembali ke fase desain saat sudah berada di fase pilihan. Contohnya adalah saat alternatif baru dapat diciptakan ketika seseorang sedang mengevaluasi alternatif lain yang sebelumnya telah tersedia.

Komponen pada Sistem Pendukung Keputusan

Sebagai alat untuk membantu memecahkan sebuah masalah, terdapat sejumlah komponen yang dimiliki oleh SPK yaitu,

Data Management, meliputi database yang berisi data relevan untuk beragam situasi. Database pada komponen ini diatur oleh sebuah software atau perangkat lunak yang dikenal dengan istilah DBMS atau Database Management System.

Model Management, melibatkan financial model, management science, statistikal, dan beragam model kualitatif lain. Oleh karena itu, melalui komponen ini, SPK mampu memberikan sebuah kemampuan analitis pada sistem, serta kebutuhan manajemen software.

Communication, melalui komponen ini, user atau pengguna SPK bisa berkomunikasi serta memberikan perintah kepada sistem komputer tersebut.

Knowledge Management. berbeda dengan komponen yang lainnya, knowledge management merupakan komponen yang bersifat opsional. Fungsi dari subsistem ini adalah untuk mendukung komponen lain dan bertugas sebagai komponen yang mampu berdiri sendiri.

Tujuan Memanfaatkan SPK

Memanfaatkan SPK tentu dapat memberikan beragam manfaat dan tujuan, seperti:

Membantu manajer atau petinggi perusahaan dalam mengambil keputusan dari masalah yang bersifat semi terstruktur.
Meningkatkan tingkat efektivitas dari keputusan yang diambil oleh manajer.
Mampu mengatasi batasan kognitif ketika memproses atau menyimpan informasi.

Jadi, manfaat-manfaat inilah yang menjadi tujuan perusahaan atau organisasi untuk menggunakan SPK dalam proses pengambilan keputusan.

3 Jenis SPK dan Informasi yang Diperlukan

Dalam pembahasan SPK di atas, disebutkan tentang keputusan terstruktur, semi terstruktur, dan tidak terstruktur. Lantas, apa yang dimaksud dengan ketiga jenis SPK tersebut?

Untuk keputusan terstruktur merupakan kegiatan pengambilan keputusan yang sudah jelas dan dilakukan secara rutin, dan biasanya dilakukan oleh pihak manajemen di tingkat bawah. Oleh karenanya, diperlukan informasi yang spesifik, sempit, terjadwal, realtime, internal, detail, dan interaktif dalam menggunakan SPK jenis ini. Contoh SPK jenis terstruktur adalah keputusan dalam pemesanan barang, penagihan utang, mengisi stok produk, dan lain-lain.

Sedangkan untuk keputusan semi terstruktur, keputusan yang sebagian ditentukan oleh komputer, dan sebagian lainnya ditentukan oleh pihak pengambil keputusan. Karena itu, informasi yang dibutuhkan pada keputusan jenis ini adalah data yang fokus, interaktif, spesifik, real time, terjadwal, dan internal. Contohnya adalah saat mengevaluasi kredit, penjadwalan kegiatan produksi, serta pengendalian stok produk.

Terakhir, keputusan tak terstruktur merupakan keputusan yang proses penanganannya lebih rumit karena biasanya tidak terjadi secara rutin, atau pada kondisi tertentu. Proses pengambilan keputusan jenis ini membutuhkan pengalaman serta sumber eksternal. Biasanya, keputusan jenis ini terjadi pada manajemen tingkat tinggi.

Tentunya, informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan jenis ini adalah bersifat internal dan eksternal, umum, serta luas. Contoh dari kegiatan pengambilan keputusan tak terstruktur adalah pengembangan pada teknologi baru, proses merging dengan perusahaan lain, serta perekrutan karyawan eksekutif.

SPK Memaparkan Data Penting untuk Membantu Pengambilan Keputusan dengan Tepat

Seperti yang sempat disinggung sebelumnya, setiap keputusan perusahaan atau organisasi pasti memberikan dampak yang besar dan krusial pada kinerja bisnisnya. Salah sedikit dalam mengambil keputusan dapat berakibat fatal dan kerugian besar. Oleh karena itu, petinggi perusahaan tidak boleh lengah dalam mengambil keputusan dan mempertimbangkan segala kemungkinan yang mungkin terjadi.

Dengan memanfaatkan Sistem Pendukung Keputusan, perusahaan mampu mendapatkan segala data dan informasi penting yang menyangkut dengan kegiatan pengambilan sebuah keputusan. Dalam kata lain, keputusan yang diambil perusahaan dengan menggunakan teknologi SPK akan menjadi lebih terkalkulasi dan dapat menunjukkan segala keuntungan dan risiko yang dapat terjadi di waktu yang akan datang.