Surat Pengantar: Jenis, Fungsi dan Cara Membuatnya

Surat Pengantar merupakan surat yang secara khusus dibuat untuk kepentingan pengurusan dokumen resmi tertentu, seperti SKCK, surat izin menikah dan yang lainnya. Selain itu, surat pengantar juga kerap dijadikan sebagai lampiran dokumen resmi yang dikirimkan ke sebuah perusahaan atau instansi. 

Bukan hanya di instansi besar saja, penggunaan surat ini bahkan dimulai dari skala yang lebih kecil, seperti surat pengantar RT dan yang lainnya. Selain itu, surat pengantar proposal menjadi salah satu yang paling sering ditemukan, sebab ada banyak orang/ pihak yang kerap menggunakannya. 

Penggunaan surat ini terbilang umum dan akan dibutuhkan untuk berbagai kepentingan. Hal inilah yang menjadi salah satu alasan mengapa sangat penting untuk mengetahui fungsi dan cara pembuatan surat pengantar dengan baik. 

Bingung cari Kartu Kredit Terbaik? Cermati punya solusinya!

Bandingkan Produk Kartu Kredit Terbaik!  

Fungsi dan Format Surat Pengantar yang Benar 

Berikut ini adalah beberapa fungsi surat pengantar yang perlu dipahami dengan baik: 

• Menunjukkan wujud kesopanan serta ketertiban dalam administrasi.
• Menjadi bukti bahwa pengirim merupakan seseorang yang terpercaya dan sosok resmi dari sebuah perusahaan atau instansi. 
• Menjadi media yang menjelaskan tujuan pengirim secara formal.
• Menjadi syarat untuk mendapatkan berbagai surat resmi, seperti: izin untuk menikah, SKCK, dan yang lainnya. 

Sebagaimana surat resmi lainnya, surat pengantar juga memiliki format penulisan tersendiri. Secara garis besar, surat pengantar harus memuat beberapa bagian, antara lain: kop surat, kepala surat, isi surat, dan juga penutup. Ini berlaku pada hampir semua jenis surat pengantar, termasuk surat pengantar nikah. 

Berikut ini adalah format penulisan surat pengantar yang baik dan benar: 

Jenis Surat Pengantar, Fungsi dan Cara Membuatnya

Pada dasarnya, surat pengantar bisa dibedakan menjadi beberapa jenis, tergantung fungsi atau tujuan pembuatan surat itu sendiri. Cara pembuatan masing-masing surat ini juga tentu akan berbeda antara satu dengan yang lainnya. 

Berikut ini adalah beberapa jenis surat pengantar dan juga cara pembuatannya: 

1. Surat Pengantar Proposal

Surat pengantar proposal merupakan surat yang dibuat untuk menyertai pengajuan sebuah proposal tertentu kepada seseorang atau sebuah instansi. Hal ini biasanya berkaitan dengan pengadaan sebuah acara atau kepentingan lainnya, seperti: penggalangan dana, pengadaan penelitian, pengadaan pentas seni, dan yang lainnya. 

Surat pengantar proposal ini pada umumnya berfungsi untuk menjelaskan beberapa hal, antara lain: tujuan pengiriman proposal, pihak yang bertanggung jawab dalam acara atau kepentingan yang tertulis dalam proposal, dukungan yang diharapkan dari penerima surat pengantar proposal itu sendiri. 

Cara membuat surat pengantar proposal bisa dilakukan dengan beberapa urutan berikut ini: 

• Kop surat yang berisi tentang instansi atau pihak pengirim.
• Nomor surat, isi lampiran dan juga tujuan pengiriman surat.
• Nama dan alamat penerima surat.
• Isi surat pengantar proposal.
• Penutup.
• Nama atau pihak yang menjadi pengirim.

2. Surat Pengantar Dokumen 

Surat pengantar dokumen merupakan surat yang dibuat untuk menyertai pengiriman dokumen maupun barang tertentu. Surat pengantar dokumen ini biasanya akan menjelaskan apa saja yang dikirimkan dan juga hal lainnya yang berkaitan dengan pengiriman tersebut. 

Cara membuat surat pengantar dokumen bisa dilakukan dengan mengikuti daftar berikut: 

• Kop surat yang memuat informasi tentang pengirim.
• Nomor surat, isi lampiran dan juga tujuan pengiriman surat.
• Nama dan alamat penerima surat.
• Isi surat pengantar dokumen. 
• Penutup.
• Nama atau pihak yang menjadi pengirim

3. Surat Pengantar Pembuatan Dokumen

Surat pengantar pembuatan dokumen merupakan surat yang pada umumnya dibuat untuk memenuhi syarat pembuatan dokumen tertentu, misalnya: surat pengantar nikah, surat pengantar rt untuk mengurus akta lahir, dan yang lainnya. 

Surat pengantar rt adalah salah satu yang paling lazim ditemukan dan seringkali dibutuhkan untuk pembuatan berbagai dokumen penting seperti ini. Surat pengantar ini biasanya akan menjelaskan tentang pemohon (seseorang) yang akan mengajukan dokumen itu sendiri. 

Cara pembuatan surat pengantar pembuatan dokumen bisa dilakukan dengan beberapa langkah berikut: 

• Kop surat berisi tentang instansi/ pihak yang mengeluarkan surat tersebut.
• Nomor surat pengantar.
• Pembuka, menjelaskan tentang pihak yang menjelaskan atau memberikan keterangan tentang pemohon surat.
• Data diri pemohon surat yang memuat berbagai informasi pribadi, seperti: nama, tanggal lahir, pekerjaan, dan yang lainnya. 
• Penjelasan tentang tujuan pembuatan surat.
• Penutup
• Nama, jabatan dan tanda tangan pihak-pihak terkait. 

4. Surat Pengantar Dinas

Surat pengantar dinas merupakan surat yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau perusahaan untuk menyertai karyawan yang akan menjalankan tugas ke instansi lain. Tujuan pembuatan surat ini tentu untuk menjelaskan maksud kedatangan karyawan tersebut, termasuk harapan instansi yang mengirimkannya. 

Cara membuat surat pengantar dinas bisa dilakukan dengan beberapa langkah berikut: 

• Kop surat berisi informasi tentang instansi pengirim.
• Nomor surat. 
• Isi dan tujuan surat.
• Informasi pribadi tentang staf yang dikirimkan oleh instansi tersebut.
• Harapan dan penutup.
• Nama, jabatan dan tanda tangan pembuat surat. 

Baca Juga:  SKBDN: Pengertian, Jenis, Fungsi, hingga Syarat dan Ketentuannya

5. Surat Pengantar Kerja

Surat pengantar yang satu ini merupakan surat keterangan yang dibuat untuk kepentingan tertentu, seperti: pengajuan kredit ke bank dan yang lainnya. Tujuan pembuatan surat ini biasanya untuk menjelaskan tentang posisi dan hal lainnya terkait seseorang (pemohon) di dalam instansi tersebut. 

Cara membuat surat pengantar kerja bisa dilakukan dengan mengikuti beberapa poin berikut: 

• Kop surat berisi informasi tentang instansi. 
• Nomor surat
• Informasi tentang pihak yang memberikan penjelasan.
• Informasi tentang pihak yang dijelaskan.
• Penjelasan.
• Penutup.
• Nama, jabatan dan tanda tangan pihak yang menjelaskan. 

6. Surat Pengantar Laporan

Surat pengantar laporan merupakan surat yang dibuat untuk menyertai laporan sebuah acara atau hal lainnya yang akan dipertanggung jawabkan oleh pihak tertentu kepada yang berkepentingan. Salah satu contoh surat pengantar ini adalah surat pertanggung jawaban dana perayaan 17 Agustus. 

Cara membuat surat pengantar laporan bisa dilakukan dengan beberapa langkah berikut ini: 

• Kepala surat, memuat informasi tentang tujuan surat itu sendiri.
• Informasi tentang penerima surat.
• Isi surat keterangan.
• Penutup.
• Informasi tentang pengirim (nama, jabatan, dan tanda tangan).
• Tembusan (jika ada) 

7. Surat Pengantar Keterangan Tidak Mampu

Selain surat pengantar nikah, surat pengantar yang satu ini juga sering dikeluarkan oleh RT. Surat keterangan tidak mampu biasanya ditujukan untuk berbagai kepentingan, di mana dijelaskan bahwa seseorang yang namanya tertera di surat tersebut adalah benar memiliki keterbatasan ekonomi. 

Contoh surat pengantar ini sering digunakan untuk bisa mendapatkan layanan pengobatan gratis, atau bahkan untuk bisa ikut dalam program beasiswa tertentu. Surat pengantar rt ini akan disesuaikan dengan kepentingan yang mengajukan. 

Cara membuat surat keterangan tidak mampu bisa dilakukan dengan mengikuti langkah berikut: 

• Kop surat berisi informasi tentang instansi yang mengeluarkan surat.
• Nomor surat dan lampiran. 
• Pembuka, berisi tentang pihak yang memberikan keterangan.
• Informasi tentang pemohon surat (nama, tanggal lahir, dan yang lainnya)
• Penjelasan.
• Penutup.
• Nama, jabatan, dan tanda tangan pihak yang mengeluarkan surat. 

8. Surat Pengantar Pembuatan SKCK

Sama seperti surat pengantar nikah, surat yang satu ini juga dikeluarkan oleh RT. Surat ini ditujukan untuk memenuhi persyaratan pembuatan SKCK dan menjadi salah satu contoh surat pengantar yang cukup banyak diajukan. 

Cara membuat surat pengantar pembuatan SKCK bisa dilakukan dengan beberapa langkah berikut: 

• Kop surat berisi informasi tentang instansi 
• Nomor surat. 
• Pembuka, berisi tentang pihak yang memberikan keterangan.
• Informasi tentang pemohon surat (nama, tanggal lahir, dan yang lainnya)
• Penjelasan.
• Penutup.
• Nama, jabatan, dan tanda tangan pihak yang mengeluarkan surat. 

Buat dan Ajukan Surat Keterangan Sesuai dengan Kebutuhan 

Pembuatan surat keterangan seringkali menjadi kebutuhan di saat-saat tertentu. Hal ini biasanya berkaitan dengan persyaratan tertentu atau bahkan untuk memenuhi hal lainnya. Pahami cara pembuatan surat keterangan yang tepat dan gunakanlah sesuai dengan peruntukannya, agar tujuan pembuatannya bisa sesuai dengan harapan.

Baca Juga:  Cara Cek KTP Online dan Kartu Keluarga dengan Cepat dan Praktis